TRANSPARENT - UNBÜROKRATISCH - DIGITAL
Hier sehen Sie den Aufbau des Bewertungsverfahrens im Projektbüro Digitale Tools
PHASE 1: VORBEWERTUNG
Im Rahmen der Vorbewertung beantworten die Anbieter:innen digitaler Tools Basisfragen zu ihrem Produkt. Hier sind Angaben beispielsweise zum Entwicklungsstand der Software, zur Customer Journey, Use-Cases, zum Datenschutz, zur IT-Sicherheit sowie zu Interoperabilität und Skalierbarkeit entscheidend.
In einem ersten Schritt prüft das PDT diese Selbstauskunft der Anbieter:innen auf Vollständigkeit und Plausibilität.
Über den Punkt "Einreichen" erfolgt die Informationsübermittlung via digitalem Formular. Die Checkliste "Vorbewertung" - rechts im "Download-Bereich" - dient nur der Übersicht und muss NICHT eingereicht werden! Die Einreichung der Checklisten und Inhalte weiterer Phasen sind zur Antragstellung (Phase 1) ebenfalls nicht erforderlich!
Fachliche Dimension
Usability
Mehrwert
Barrierefreiheit
Rechtliche & Normative Dimension
Datenschutz
IT-Sicherheit
Technische & Semantische Dimension
Interoperabilität
Skalierbarkeit
ISO-Qualitätsstandards
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Fachliche Dimension
Die fachliche Dimension des Bewertungsverfahrens umfasst die Anwendbarkeit und den Nutzen eines digitalen Tools für die Gesundheitsämter und Landesministerien bzw. für den ÖGD. Mehrwert und Usability sind in diesem Zusammenhang die entscheidenden Kriterien.
Mehrwert und Usability
Einen Mehrwert bietet ein Produkt dann, wenn es innovativ ist und hilft, Abläufe oder bestehende Softwarelösungen, die im ÖGD eingesetzt werden, zu verbessern. Ein solches Tool könnte beispielsweise dazu beitragen, Doppeldokumentationen zu vermeiden oder erfasste Daten aus dem Bereich der Trinkwasserkontrolle effektiver zu verwalten.
Die Betrachtung des Mehrwertes in der Praxis erfolgt anschließend in der Pilotierung (Phase 3).
Bei der Bewertung der Usability stehen die Nutzer:innen im Mittelpunkt. Die Software sollte anwenderfreundlich, selbsterklärend und intuitiv bedienbar sein sowie ein ansprechendes Design haben, um die Akzeptanz der Anwender:innen zu erhöhen (siehe Checkliste „Fachlicher Beirat“).
Um all diese Kriterien bei der fachlichen Bewertung möglichst gut berücksichtigen zu können, achtet das PDT auf eine breite und ausgewogene Besetzung des Fachlichen Beirats.
Rechtliche und normative Dimension
Die Bewertung im Rahmen der rechtlichen und normativen Dimension berücksichtigt folgende Aspekte:
- Datenschutz: zum Beispiel Auftragsverarbeitung, Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit u.v.m.
- IT-Sicherheit: IT-Sicherheitskonzept, BSI-IT-Grundschutz-Kompendium oder bisher durchgeführte PEN-Tests u.v.m.
- Gewährleistung der Barrierefreiheit: ist bspw. berücksichtigt, dass Menschen mit körperlichen Einschränkungen die Software bedienen können, z. B. mithilfe des BITV 2.02-Verfahrens bitvtest.de
Ausführliche Informationen zu den rechtlichen und normativen Kriterien finden Sie in der Checkliste „Technischer Beirat“.
Technische und semantische Dimension
Bei der technischen und semantischen Bewertung sind die Aspekte Interoperabilität und Skalierbarkeit zentral:
- Semantische, syntaktische, strukturelle und organisatorische Interoperabilität: Wie arbeitet die Software mit anderen digitalen Anwendungen auf den verschiedenen Interoperabilitätsebenen zusammen?
- Skalierbarkeit: Wie verhält sich die Anwendung in einer neu skalierten Situation? Ist die Funktionalität in allen Bereichen weiterhin gegeben?
Die Detailtiefe der Bewertung ist abhängig von der jeweiligen Phase des Prozesses.
Ausführliche Informationen zu technischen und semantischen Kriterien finden Sie in der Checkliste „Technischer Beirat“.
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Checkliste: Vorbewertung
FAQ
Vorbewertung
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digitalisierung@p-dt.org
PHASE 2: PRÄSENTATION
In Phase 2 stellen die Anbieter:innen ihre Software den Beiräten vor und präsentieren z. B. eine Klick-Dummy-Version in einer Testumgebung. Für jeden Beirat stehen ca. 30 Minuten zur Verfügung. Die Anbieter:innen haben Gelegenheit, auf die Bewertungskriterien einzugehen und offene Fragen direkt mit den Beiräten zu klären.
Beachten Sie gerne auch das Informationsmaterial zur Präsentation als Download.
Auf Basis der Präsentation, der Präsentation-Analyse und ggf. der Testumgebungsanalyse schätzen die Beiräte ein, ob das Tool eine angemessene Reife und Güte zur Pilotierung besitzt.
Das PDT informiert die Anbieter:innen über die Entscheidung der Beiträte und stimmt das weitere Vorgehen ab. Die Entscheidung über ein Weiterkommen treffen die Mitglieder der Beiräte.
Nach erfolgreichem Abschluss der Phase 2 können die Anbieter:innen alle in den Checklisten der Bewertungsdimensionen geforderten Unterlagen zusammenstellen und im Verlauf der Pilotierungsphase einreichen. Muster-Tabellen finden Sie weiter unten im "Download-Bereich" zu Phase 4 - diese sind in Phase 2 noch nicht vollständig vorzulegen.
Zusammensetzung und Aufgabe der Beiräte
Der Fachliche Beirat setzt sich unter anderem aus Vertreter:innen der Gesundheitsämter oder Landesministerien zusammen. Er beurteilt, ob eine Pilotierung aus fachlicher Perspektive sinnvoll ist, schätzt die Akzeptanz des eingereichten Tools ein und bewertet den Nutzen und die Bedienbarkeit.
Dem Technischen Beirat gehören Expert:innen aus unterschiedlichen Fachrichtungen an. Das können zum Beispiel Mitarbeitende aus Selbsthilfegruppen oder regionalen Herstellerverbänden, Datenschutzbeauftragte oder Verwaltungsmitarbeitende sein.
Dieses Gremium bewertet Kriterien wie z. B. Interoperabilität, Ressourcen-Nutzen-Verhältnis, Wirtschaftlichkeit vs. Umsetzungsaufwand sowie Datenschutz und Barrierearmut.
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Informationsblatt: Präsentation
FAQ
Präsentation
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digitalisierung@p-dt.org
PHASE 3: PILOTIERUNG
Sie haben bereits eine Software-Lösung pilotiert oder im Einsatz? Dann nutzen Sie den Short Track.
Die Durchführung der Pilotierung übernehmen die Anbieter:innen. Sie informieren das PDT über den Verlauf und reichen einen Ergebnisbericht inkl. Bewertungsfeedback zur Pilotierung ein (siehe Checkliste „Vorbewertung“).
Die Dauer der Pilotierung richtet sich nach der Komplexität der Software und wird von den Anbieter:innen in Absprache mit dem PDT vereinbart. Bei der Suche nach geeigneten Gesundheitsämtern kann das PDT die Anbieter:innen durch die Nutzung der Kommunikationskanäle der Akademie unterstützen.
Mit Abschluss der Pilotierung reicht der oder die Anbieter:in sämtliche Unterlagen ein. Das Projektbüro prüft sie auf Vollständigkeit und Plausibilität und leitet anschließend alle Unterlagen an die Beiräte weiter.
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Pilotierung
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digitalisierung@p-dt.org
PHASE 4: ENTSCHEIDUNG
Auf Grundlage des Pilotierungsberichts und der eingereichten Unterlagen, inkl. der durch die Anbieter:innen vollständig ausgefüllten Checklisten, geben die Beiräte eine konsolidierte Empfehlung an die Bewertungskommission ab.
Die Checklisten sind auf die beiden Beiräte aufgeteilt in eine fachliche sowie eine technische Checkliste. Sie finden diese im Download-Bereich oder können sie direkt hier herunterladen: fachliche Checkliste / technische Checkliste. Bitte beachten Sie auch das Informationsblatt zu Datenschutz und IT-Sicherheit.
Die abschließende Entscheidung über den erfolgreichen Abschluss der Phase 4 des PDT-Prozesses trifft die Bewertungskommission. Diese besteht aus wechselnden Mitglieder:innen des Fachlichen und Technischen Beirates.
PHASE 5: VERÖFFENTLICHUNG
Digitale Tools, die das Bewertungsverfahren erfolgreich durchlaufen haben, werden in das Verzeichnis „digitale Tools für den ÖGD“ aufgenommen und auf der Projektwebsite sowie über weitere Kommunikationskanäle vorgestellt, beispielswiese Webseminare, Podcasts, in der Zeitschrift Blickpunkt oder in der App ÖGD NEWS.
An einer gelisteten Lösung interessierte Gesundheitsämter treten bei Bedarf selbstständig in Kontakt mit den Anbieter:innen. Die Entscheidung über den Einsatz in einem Gesundheitsamt trifft dieses selbst in Abstimmung mit nötigen weiteren Beteiligten wie z. B. dem/der zuständigen Landesdatenschutzbeautragten und gegebenenfalls weiteren Akteur:innen.
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Veröffentlichung
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digitalisierung@p-dt.org
SHORT TRACK
für bereits pilotierte digitale Tools
Eine bereits erfolgreich pilotierte Software kann die Phase 3 (Pilotierung) überspringen.
In diesem Fall wird die Bewertungskommission im Rahmen einer Einzelfallentscheidung festlegen, ob weitere Pilotierungen nötig sind oder direkt ein Übergang in Phase 4 (Entscheidung) möglich ist.
In jedem Fall müssen alle Unterlagen zur Bewertung des Tools inklusive eines Pilotierungsberichtes vollständig vorliegen.
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Short Track
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digitalisierung@p-dt.org
